代表電話をAI受付にする方法｜担当者取次・伝言・営業電話の振り分け

記事概要：代表電話のAI受付について解説。AI電話取次による担当者への自動転送、伝言受付、営業電話の振り分け方法や、導入時に必要な設計ポイント、Udeskの活用例を紹介します。

企業の代表電話には、顧客からの問い合わせ、営業連絡、担当者への取次依頼など、さまざまな電話が入ります。しかし、すべての電話を社員が対応すると、本来の業務が中断され、電話対応の負担が増えてしまいます。

代表電話 AI 受付を導入すると、AIが電話の一次対応を行い、用件確認、担当者への取次、伝言受付などを自動化できます。

本記事では、会社電話の自動応答を実現する方法や、AI電話取次を導入する際の設計ポイントについて解説します。

代表電話対応で発生する課題

代表電話では、すべての着信が重要な問い合わせとは限りません。

例えば、

• 担当者への取次依頼
• 営業電話
• 採用関連の連絡
• 製品やサービスに関する質問

など、内容は多岐にわたります。

社員が電話を受ける場合、まず相手の情報や用件を確認し、その後担当部署を探す必要があります。特に組織規模が大きい企業では、担当者や部署の確認だけでも時間がかかります。

また、不在時には折り返し対応が必要になり、伝言内容の聞き取りミスや対応漏れにつながる可能性もあります。

代表電話をAI受付にするとできること

用件を確認して担当者へ取り次ぐ

AI受付では、電話を受けた際に相手の名前、会社名、用件、希望する担当者などを確認できます。

例えば、

「営業担当につないでほしい」
「〇〇さんに確認したい」

といった依頼内容を判断し、適切な担当者や部署へ転送できます。

担当者を探す時間を減らし、電話対応を効率化できます。

不在時は伝言を自動受付する

担当者が電話に出られない場合でも、AIが用件を聞き取り、内容を記録できます。

伝言には、

• 相手の名前
• 連絡先
• 問い合わせ内容
• 折り返し希望時間

などを残せるため、後からスムーズに対応できます。

営業電話を分類する

代表電話には営業電話も多く含まれます。

AI受付で事前に用件を確認することで、必要な連絡だけ担当者へつなぐ運用が可能になります。

電話をすべて社員へ転送するのではなく、内容に応じて振り分けることが重要です。

AI電話取次を導入する際の設計ポイント

担当者名の認識精度を高める

担当者名による取次では、似た名前や聞き取りにくい発音への対応が必要です。

候補を提示して確認する、部署名も合わせて確認するなど、誤転送を防ぐ設計が重要です。

不在時のフローを決める

AI受付では、転送できない場合の対応も事前に設定します。

例えば、

担当者不在
↓
AIが伝言受付
↓
担当者へ通知

という流れを作ることで、電話を取りこぼしにくくなります。

有人対応への切り替えを用意する

すべての電話をAIだけで処理する必要はありません。

複雑な問い合わせや判断が必要な内容は、担当者やオペレーターへつなぐ仕組みを用意することで、顧客対応の品質を維持できます。

AI電話受付の導入事例：北京メトロ96123がAI音声サービスを活用

Udeskでは、AI音声技術を活用した電話対応の導入事例として、北京メトロ96123のスマート音声サービスを紹介しています。

北京メトロ96123では、多くの利用者から寄せられる問い合わせに対応するため、AIを活用した音声対応を導入しました。定型的な問い合わせにはAIが対応し、必要に応じて有人対応へ引き継ぐ仕組みを構築しています。

このように、電話受付ではすべてを自動化するのではなく、問い合わせ内容を分類し、AI対応と有人対応を組み合わせることが重要です。

企業の代表電話でも、担当者取次やよくある問い合わせなど、定型的な業務から段階的に自動化することで、導入効果を確認しながら運用を広げられます。

Udeskで代表電話のAI受付を効率化

Udeskでは、AI音声対応、電話受付、問い合わせ管理を組み合わせ、企業の電話業務効率化を支援しています。

AIによる一次受付、担当者への振り分け、有人対応への引き継ぎ、対応履歴の管理まで一連の電話対応を管理できます。

また、電話だけでなく、メールやチャットなど複数チャネルの問い合わせも統合できるため、企業全体の顧客対応を効率化できます。

まとめ

代表電話 AI 受付を導入すると、電話の一次対応、担当者取次、伝言受付などを自動化できます。

導入時には、担当者名の確認方法、不在時対応、営業電話の扱い、有人対応への切り替えなどを事前に設計することが重要です。

AIと人による対応を適切に分担することで、社員の電話対応負担を減らしながら、必要な電話を確実に担当者へつなげることができます。

Udeskでは、AI電話対応と問い合わせ管理を組み合わせ、企業の電話業務効率化を支援します。

FAQ

Q1：代表電話をAI受付にすると何ができますか？

代表電話のAI受付では、電話の一次対応、用件確認、担当者への取次、伝言受付などを自動化できます。問い合わせ内容に応じて適切な担当者や部署へ振り分けることで、社員の電話対応負担を軽減できます。

Q2：AI電話取次は営業電話にも対応できますか？

はい。AIが電話の用件を確認し、営業連絡や問い合わせなど内容を分類できます。必要な電話だけ担当者へつなぐことで、不要な対応時間を削減できます。

Q3：AI受付で認識ミスが発生した場合はどうすればよいですか？

担当者名の再確認や有人対応への切り替えなど、例外時の対応フローを設定することが重要です。AIだけで完結させるのではなく、人による確認を組み合わせることで安定した運用ができます。

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